Устроилась офис-менеджером. Помогите!!!!

Вышла после декрета после двух с половиной лет наконец на работу. Поняла, что надо начинать с должности по проще - и быстро так под вернулась вакансия офис-менеджера. Сегодня был первый день....

Меня оформили специалиста по документообороту в один из отделов. Компания крупная. Хорошая. До этого была менеджером, торг представителем, образование гуманитарное.

И вот мне страшно. Я все забыла уже. Вроде не сложнее других работ.... Но мне страшно стало в первый день. Мне поручили вести реестр договоров, все оформить в электронном виде. Еще будут разные поручения. К чему подготовиться заранее, чтобы не тупить и не растеряться((((

В кабинете все сотрудники заняты своими обязанностями и как-то лезть с расспросами не хочется.

Резюме мое начальница видела, спрашивала есть ли опыт, я канеш сказала что всему быстро учусь! Легче обучить, чем переучивать! И наверное думают что я это все после других своих рабочих мест должна знать....

Помогите набираться опыта

Джага-Джага, привет работница наша) Ты чего это разволновалась? Все получится же. Больше прислушивайся к рабочим моментам - это поможет вникнуть в рабочий процесс. Если и будут ошибочки и недочеты с самого начала, то главное извлечь опыт. А вообще вникнешь в процесс и все пойдет как по маслу.

Джага-Джага, а вопрос-то в чем? Чем помочь? 🙂
Думаю, на любой новой работе большинство людей чувствует себя " не очень". Привыкнете, научитесь, всему потихоньку научитесь)

Nastya, Приветик!))) ага, в первый раз в первый класс! И что-то так волнительно.... Сегодня первый день был и я видимо наслушалась умных слов (отдел серьезный), насмотрелась как люди работают, вот и засомневалась в своих способностях... Тем более когда должность совсем не моя, не по мне это - перебраться бумажки. А тут решила начинать с нуля, и что-то не поверила в свои силы.

Солнышко, ну вот напугало "составишь реестр договоров", и что-то я растерялась с чего там начать... Даж exel забыла что там и как... Ну вот обычно какие функции у офис менеджера? Может есть какая-то статейка почитать, как организовать свое рабочее место. Хитрые способы упорядочить документы?!)))

Неугомонная ©, спасибо! Да, мне скорее сейчас просто поддержка нужна. Муж видит мои терзания, переживает за меня, поддерживает... А я что-то не спокойная внутренне, почему не знаю.... Может то что работать в этой организации хочу, а в этой должности не хочу?!.....

Джага-Джага, реестр договоров представляет собой таблицу по датам и организациям, если договора не однотипные, то может кратко суть договора, сумму еще можно наверное указывать. И в таблицу сделать возможность сортировки.
Теряться не надо, сообразите что к чему быстро.

Джага-Джага,раз вам не дают четкие указания,как выглядит реестр, вы можете составить сами, проще простого..номер договора,дата,с кем и сумма например..ну подумайте,как Вам было бы удобней получить инфу в сжатом виде (срок окончания например тоже важен может быть,смотря кто отслеживать это будет).

Организовывайте так свое место,чтоб если возник вопрос у кого либо по вашим обязанностям ,вы могли быстро сориентироваться, где это у вас,в какой папке, и т.д..

Все будет хорошо)

Мария-Мирабелла,Taina, это я почитала в инете уже ага что в табличке все... Меня немного другое волнует.. А эти договора мне как раскладывать по папкам? Вот на полках стоят кипы документов, договоры, спецификации в разброс. Я сегодня занималась тем, что раскладывала договоры и спецификации к ним по алфавиту.

И вот этот реестр мне теперь как оформить? По дате? По алфавиту? А потом меня спросят, найди такой-то договор, мне его где искать? Их вроде не много, пока разбиралась запомнила контр агентов, но вот глупо будет искать стоять в экселе и потом на полке?! Или как это происходит?

Джага-Джага, вы разбираете договоры за один год или за несколько?
Если вы уже рассортировали договоры по алфавиту (по наименованию контрагента),составляете таблицу в excel, распечатываете и вкладываете в папку первым файлом (либо в "кармашек" папки. Но, по моему опыту, удобнее в отдельный файл и прикрепить перед всеми доками). В реестре у каждого договора свой номер. В соответствие с этими номерами приклеиваете пронумерованный стикер на каждый договор.
Потом на корешке папки пишите: "Договоры 2014г А-Е". И так подписываете каждую папку. Папки выставляете в алфавитном порядке и вуаля - нужный договор находится за 2 минуты.

Джага-Джага, и вы не переживайте сильно, всё будет хорошо!
Втянетесь в рабочий процесс и всё пойдёт как по маслу!
А вот спрашивать у коллег я бы не постеснялась. Всё же люди знают работу, требования и т.д. Могут поделиться ценными знаниями )))

Джага-Джага, удачи тебе) Все получится!

Неугомонная ©, напомните мне плиз комбинацию клавиш поиска по алфавиту? Или на какую кнопочку там нажать? На айпаде нет экселя, что-то не посмотреть даже...

Жулька, о, спасибо! Картинка вырисовывается и не такая уж страшная!))))

Оюшминальда, спасибо Ирина, ох, жизнь у меня сейчас закипела-закрутилась))))

Ну сегодня второй день)))) наверное еще вопросов принесу...

Не бросайте меня пока!!!!

Джага-Джага
Неугомонная ©, напомните мне плиз комбинацию клавиш поиска по алфавиту? Или на какую кнопочку там нажать? На айпаде нет экселя, что-то не посмотреть даже...

Жулька, о, спасибо! Картинка вырисовывается и не такая уж страшная!))))

Оюшминальда, спасибо Ирина, ох, жизнь у меня сейчас закипела-закрутилась))))

ctrl + F или ctrl+G  (+не набирать 🙂)

Все будет хорошо! И не бойтесь спрашивать у коллег, правильно девочки говорят. Главное-записывайте их ответы себе, заведите блокнот/ежедневник, чтобы по сто раз не переспрашивать. Запомнить все с первого раза не реально никому 😉

Джага-Джага, я договорник в сфере электроэнергетики и у нас наверное по другому договора комплектуются нежели у вас, но может поможет мой пост: я веду (вела) реестр по контрагентам в экселе,  колонки примерно такие: наименование контрагента, номер договора и дата заключения, срок действия, условия пролонгации, срок действия договора и головая сумма договора. Могут быть колонки с любой важной инфой, у нас стандарт выданный свыше, мы его и придерживается, но для себя бывает делаем дубликаты в экселе с доп инфой. Все договоры у нас расшиты в папки по контрагентам, но у нас бог. закл от 5 лет и более и поэтому у каждого контрагента своя папка и там все приложения и допики к договору хранятся. Поэтому мне проще подойти к шкафу и найти нужную папку, а так инфу в экселе, через поиковик можно найти.

Солнышко

Джага-Джага
Неугомонная ©, напомните мне плиз комбинацию клавиш поиска по алфавиту? Или на какую кнопочку там нажать? На айпаде нет экселя, что-то не посмотреть даже...

Жулька, о, спасибо! Картинка вырисовывается и не такая уж страшная!))))

Оюшминальда, спасибо Ирина, ох, жизнь у меня сейчас закипела-закрутилась))))

ctrl + F или ctrl+G  (+не набирать 🙂)

Все будет хорошо! И не бойтесь спрашивать у коллег, правильно девочки говорят. Главное-записывайте их ответы себе, заведите блокнот/ежедневник, чтобы по сто раз не переспрашивать. Запомнить все с первого раза не реально никому 😉

вот точно, точно! Не надо стесняться спрашивать и записывать.

Джага-Джага,обычно реестр и делается, чтоб посмотреть есть ли этот договор и если папок много, то номер папки указывают, в которой договор хранится, если расклад не по алфавиту.

Джага-Джага,  с выходом на работу тебя! Ничего не бойся, спрашивать не бойся. По поводу того, что должность не совсем  твоя, так это ж все в твоих руках - проявить себя, во все вникнуть и пойти выше и дальше. Удачи!

Спасибо вам всем, девочки!!! Сегодня день поинтереснее был!)))) я разобрались с договорами, заодно узнала с кем сотрудничаем и по каким видам товара. И занесла в компьютер в экселе, сама все вспомнила как с ним работать - колонки объединять, выделять, добавлять, переносить)))))

С девочками (скорее дамами) в кабинете познакомились получше, за обедом поболтали). Как-то поближе что ли стали.

Но вот поняла, что по семье так скучаю, прям так иногда как защемит внутри, как там доча в садике (стали раньше ее отводить и позже забирать), прям так хочется к ней. Домой прилетаю прям на целоваться не можем)))

Эээх, ну надеюсь все будет и дальше хорошо!!!

Джага-Джага,если будут вопросы, пишите в личку. Помогу с радостью, поделюсь опытом.
Я работаю проще говоря секретарем (в трудовой другая запись и  оч красиво звучит), мне моя работа нравится!  :smitten:

Мама трансформера, отлично, думаю мне надо еще подучиться! Работаю уже третью неделю, все пока норм, уже поняла что от меня требуется, пока простейшие задания, договоры на согласования по разным службам носить, сканировать, движение документов пока записывав в тетрадь, но думаю это можно как-то модернизировать))))

И всетки хочется побольше вникнуть в специфику, например отсканировать все доки (оказывается можно сканировать потоком, а не по одному листу)))), и все внести в комп, а как потом быстро его найти? В какой это программе нужно оформить?

Джага-Джага, в пуск зайдите, поиск - по названию документа найдете его

Энерджайзер, о да кстати))) я про эту функцию даде вспомнить забыла!))))

Джага-Джага, смотря какойту вас МФУ, у меня был, прям на нем выбирала папку и в нее пачку сканировала, а потом на компе она сразу в нужной папке была. У меня так доки по отделам сортировались. Спросите у местных админов, может у вас тоже так можно, а лучше попросите инструкцуию и почитайте, что он может, а потом им задание дадите, чтоб сделали настройки, тогда ничего искать не придется.

Sonechка, отличная идея! Айтишники в компах разбираются на раз два, надо какого-нить выловить и попросить подружить меня с компом))))