Устроилась офис-менеджером. Помогите!!!!

[Джага-Джага]

Вышла после декрета после двух с половиной лет наконец на работу. Поняла, что надо начинать с должности по проще - и быстро так под вернулась вакансия офис-менеджера. Сегодня был первый день....

Меня оформили специалиста по документообороту в один из отделов. Компания крупная. Хорошая. До этого была менеджером, торг представителем, образование гуманитарное.

И вот мне страшно. Я все забыла уже. Вроде не сложнее других работ.... Но мне страшно стало в первый день. Мне поручили вести реестр договоров, все оформить в электронном виде. Еще будут разные поручения. К чему подготовиться заранее, чтобы не тупить и не растеряться((((

В кабинете все сотрудники заняты своими обязанностями и как-то лезть с расспросами не хочется.

Резюме мое начальница видела, спрашивала есть ли опыт, я канеш сказала что всему быстро учусь! Легче обучить, чем переучивать! И наверное думают что я это все после других своих рабочих мест должна знать....

Помогите набираться опыта

[Nastya]

Джага-Джага, привет работница наша) Ты чего это разволновалась? Все получится же. Больше прислушивайся к рабочим моментам - это поможет вникнуть в рабочий процесс. Если и будут ошибочки и недочеты с самого начала, то главное извлечь опыт. А вообще вникнешь в процесс и все пойдет как по маслу.

[Солнышко]

Джага-Джага, а вопрос-то в чем? Чем помочь? :)
Думаю, на любой новой работе большинство людей чувствует себя " не очень". Привыкнете, научитесь, всему потихоньку научитесь)

[Джага-Джага]

Nastya, Приветик!))) ага, в первый раз в первый класс! И что-то так волнительно.... Сегодня первый день был и я видимо наслушалась умных слов (отдел серьезный), насмотрелась как люди работают, вот и засомневалась в своих способностях... Тем более когда должность совсем не моя, не по мне это - перебраться бумажки. А тут решила начинать с нуля, и что-то не поверила в свои силы.

Солнышко, ну вот напугало "составишь реестр договоров", и что-то я растерялась с чего там начать... Даж exel забыла что там и как... Ну вот обычно какие функции у офис менеджера? Может есть какая-то статейка почитать, как организовать свое рабочее место. Хитрые способы упорядочить документы?!)))

Неугомонная ©, спасибо! Да, мне скорее сейчас просто поддержка нужна. Муж видит мои терзания, переживает за меня, поддерживает... А я что-то не спокойная внутренне, почему не знаю.... Может то что работать в этой организации хочу, а в этой должности не хочу?!.....

[Мария-Мирабелла]

Джага-Джага, реестр договоров представляет собой таблицу по датам и организациям, если договора не однотипные, то может кратко суть договора, сумму еще можно наверное указывать. И в таблицу сделать возможность сортировки.
Теряться не надо, сообразите что к чему быстро.

[Taina]

Джага-Джага,раз вам не дают четкие указания,как выглядит реестр, вы можете составить сами, проще простого..номер договора,дата,с кем и сумма например..ну подумайте,как Вам было бы удобней получить инфу в сжатом виде (срок окончания например тоже важен может быть,смотря кто отслеживать это будет).

Организовывайте так свое место,чтоб если возник вопрос у кого либо по вашим обязанностям ,вы могли быстро сориентироваться, где это у вас,в какой папке, и т.д..

Все будет хорошо)

[Джага-Джага]

Мария-Мирабелла,Taina, это я почитала в инете уже ага что в табличке все... Меня немного другое волнует.. А эти договора мне как раскладывать по папкам? Вот на полках стоят кипы документов, договоры, спецификации в разброс. Я сегодня занималась тем, что раскладывала договоры и спецификации к ним по алфавиту.

И вот этот реестр мне теперь как оформить? По дате? По алфавиту? А потом меня спросят, найди такой-то договор, мне его где искать? Их вроде не много, пока разбиралась запомнила контр агентов, но вот глупо будет искать стоять в экселе и потом на полке?! Или как это происходит?

[Жулька]

Джага-Джага, вы разбираете договоры за один год или за несколько?
Если вы уже рассортировали договоры по алфавиту (по наименованию контрагента),составляете таблицу в excel, распечатываете и вкладываете в папку первым файлом (либо в "кармашек" папки. Но, по моему опыту, удобнее в отдельный файл и прикрепить перед всеми доками). В реестре у каждого договора свой номер. В соответствие с этими номерами приклеиваете пронумерованный стикер на каждый договор.
Потом на корешке папки пишите: "Договоры 2014г А-Е". И так подписываете каждую папку. Папки выставляете в алфавитном порядке и вуаля - нужный договор находится за 2 минуты.

[Жулька]

Джага-Джага, и вы не переживайте сильно, всё будет хорошо!
Втянетесь в рабочий процесс и всё пойдёт как по маслу!
А вот спрашивать у коллег я бы не постеснялась. Всё же люди знают работу, требования и т.д. Могут поделиться ценными знаниями )))

[Оюшминальда]

Джага-Джага, удачи тебе) Все получится!

[Джага-Джага]

Неугомонная ©, напомните мне плиз комбинацию клавиш поиска по алфавиту? Или на какую кнопочку там нажать? На айпаде нет экселя, что-то не посмотреть даже...

Жулька, о, спасибо! Картинка вырисовывается и не такая уж страшная!))))

 Оюшминальда, спасибо Ирина, ох, жизнь у меня сейчас закипела-закрутилась))))

[Джага-Джага]

Ну сегодня второй день)))) наверное еще вопросов принесу...

Не бросайте меня пока!!!!

[Солнышко]

Неугомонная ©, напомните мне плиз комбинацию клавиш поиска по алфавиту? Или на какую кнопочку там нажать? На айпаде нет экселя, что-то не посмотреть даже...

Жулька, о, спасибо! Картинка вырисовывается и не такая уж страшная!))))

 Оюшминальда, спасибо Ирина, ох, жизнь у меня сейчас закипела-закрутилась))))

ctrl + F или ctrl+G  (+не набирать :))

Все будет хорошо! И не бойтесь спрашивать у коллег, правильно девочки говорят. Главное-записывайте их ответы себе, заведите блокнот/ежедневник, чтобы по сто раз не переспрашивать. Запомнить все с первого раза не реально никому ;)

[zoltrix]

Джага-Джага, я договорник в сфере электроэнергетики и у нас наверное по другому договора комплектуются нежели у вас, но может поможет мой пост: я веду (вела) реестр по контрагентам в экселе,  колонки примерно такие: наименование контрагента, номер договора и дата заключения, срок действия, условия пролонгации, срок действия договора и головая сумма договора. Могут быть колонки с любой важной инфой, у нас стандарт выданный свыше, мы его и придерживается, но для себя бывает делаем дубликаты в экселе с доп инфой. Все договоры у нас расшиты в папки по контрагентам, но у нас бог. закл от 5 лет и более и поэтому у каждого контрагента своя папка и там все приложения и допики к договору хранятся. Поэтому мне проще подойти к шкафу и найти нужную папку, а так инфу в экселе, через поиковик можно найти.

[zoltrix]

Неугомонная ©, напомните мне плиз комбинацию клавиш поиска по алфавиту? Или на какую кнопочку там нажать? На айпаде нет экселя, что-то не посмотреть даже...

Жулька, о, спасибо! Картинка вырисовывается и не такая уж страшная!))))

 Оюшминальда, спасибо Ирина, ох, жизнь у меня сейчас закипела-закрутилась))))

ctrl + F или ctrl+G  (+не набирать :))

Все будет хорошо! И не бойтесь спрашивать у коллег, правильно девочки говорят. Главное-записывайте их ответы себе, заведите блокнот/ежедневник, чтобы по сто раз не переспрашивать. Запомнить все с первого раза не реально никому ;)

вот точно, точно! Не надо стесняться спрашивать и записывать.